¿Cuándo necesitas un nuevo código EAN? Variantes, packs y cambios

Acabas de cerrar el pedido con tu proveedor: una sudadera en tres tallas y dos colores, un pack ahorro de dos unidades y, para Navidad, una caja regalo con gorro a juego. ¿Cuántos códigos necesitas? La respuesta corta: necesitas un nuevo código EAN para cada artículo que el cliente o la tienda deban distinguir: cada variante, cada pack y cada lote, además de algunos cambios concretos del producto. En el ejemplo de la sudadera, eso son 9 códigos, no uno.

GS1 recoge estas reglas en su estándar de gestión de GTIN (GTIN Management Standard). Aquí las traducimos a casos reales de tienda online, con ejemplos para contar.

La regla de fondo: un EAN por cada cosa distinta que se vende

Un código EAN identifica un artículo comercial: aquello que se escanea en caja, se cuenta en el almacén y se vende con su propio precio. Si dos cosas tienen precio, stock o descripción diferentes, son dos artículos y necesitan dos códigos.

GS1 añade un filtro de sentido común. Según el manual de gestión de GTIN de GS1 UK, antes de cambiar un código debe cumplirse al menos uno de estos tres principios:

• hay una obligación legal o de información al consumidor;
• el cambio tiene un impacto real en la cadena de suministro (otro tamaño de caja, otra forma de almacenar);
• el cliente o el socio comercial esperan poder distinguirlo de la versión anterior.

Variantes: talla, color, sabor, capacidad

Es el caso más común y el que más dudas genera en tiendas pequeñas. Cada combinación que se vende por separado lleva su propio EAN. Una sudadera en S, M y L y en gris y azul son seis artículos.

No es solo una cuestión de GS1. La ayuda de Google Merchant Center pide expresamente que cada variante (por ejemplo, color o talla) tenga su propio GTIN. Y en los marketplaces con fichas de variantes, cada variante hija se da de alta con su propio identificador de producto.

Sudadera con capucha

	Gris	Azul
S	…00013	…00020
M	…00037	…00044
L	…00051	…00068

6 variantes = 6 códigos EAN

¿Y las variantes que no se venden por separado?

Si vendes un surtido aleatorio (por ejemplo, «calcetines de colores variados» sin poder elegir el color), el cliente no distingue una unidad de otra. El manual de GS1 UK indica que en los surtidos aleatorios no hace falta cambiar el GTIN cuando cambia el contenido. Un solo código basta.

Packs, multipacks y lotes

Aquí se equivoca mucha gente, porque «ya tienen código las unidades».

• Pack de varias unidades iguales (por ejemplo, 3 pares de calcetines vendidos juntos): es un artículo distinto de la unidad suelta, con otro precio y otro stock. Necesita su propio EAN.
• Lote o caja regalo con productos distintos: GS1 lo llama surtido predefinido. La regla 9 del estándar indica que cualquier cambio en su contenido exige un código nuevo.
• Caja de transporte que solo usa tu almacén o tu distribuidor y no llega al consumidor: también se identifica con GTIN, pero si vendes directo al consumidor final en tu web o en Amazon.es, normalmente no te afecta.

Cambios de producto: cuándo exigen un nuevo código EAN

Las 10 reglas del estándar de GS1 cubren lo que pasa cuando un producto existente cambia. Esta tabla resume las que más afectan a una tienda online:

La regla de dimensiones dice literalmente, en el estándar de GS1, que un cambio en una dimensión física, en cualquier eje, o en el peso bruto de más del 20 % requiere un GTIN nuevo. Y añade algo importante: hacer pequeños cambios seguidos para no pasar nunca del 20 % se considera inaceptable. Se cuenta el cambio acumulado desde la última vez que se asignó el código.

1. ¿Cambia el contenido neto que pone en el envase?

   SíNuevo EAN

   No ↓

2. ¿Cambia la marca principal del producto?

   SíNuevo EAN

   No ↓

3. ¿Medidas o peso bruto cambian más de un 20 %?

   SíNuevo EAN

   No ↓

4. ¿Lleva un precio impreso nuevo en el envase?

   SíNuevo EAN

   No ↓

5. Probablemente mantienes el código

No reutilices códigos: la regla desde 2019

Antes era habitual «reciclar» el código de un producto descatalogado para uno nuevo. Ya no. GS1 establece que un GTIN asignado no se reasigna a otro artículo, con efecto desde el 1 de enero de 2019 para productos que no son sanitarios.

La razón es práctica: el código antiguo sigue vivo en bases de datos, fichas de marketplaces, historiales de pedidos y reseñas. Si lo reutilizas, tu nuevo producto heredará las fotos, opiniones o incluso la categoría del anterior. Es una de las causas típicas del aviso «EAN ya en uso».

La solución es sencilla: lleva un registro de todos los códigos que has asignado, con su fecha y su estado (activo o retirado). Cuando un producto se descatalogue, márcalo como retirado y asigna al siguiente producto un número que nunca hayas usado.

Ejemplo práctico: cuántos códigos necesita una tienda de ropa

Volvamos a la sudadera del principio. La tienda vende en su web con Shopify y en Amazon.es:

1. Variantes: 3 tallas (S, M, L) × 2 colores (gris, azul) = 6 códigos. Por ejemplo, la gris S podría llevar el 8412345000010 y la gris M el 8412345000027.
2. Pack ahorro de 2 sudaderas grises talla M: es un artículo distinto con su propio precio = 1 código.
3. Caja regalo sudadera azul L + gorro: surtido predefinido = 1 código.
4. El gorro suelto, que también se vende por separado = 1 código.

Total: 9 códigos EAN. Si en primavera el proveedor cambia el tejido y el peso bruto de la sudadera sube de 520 g a 600 g (un 15 %), no necesitas códigos nuevos. Si sube a 650 g (un 25 %), sí: seis códigos más para las seis variantes.

• 6variantes de la sudadera
• 2pack ahorro y caja regalo
• 1gorro suelto
• 9códigos EAN en total

Con el recuento hecho, tiene sentido comprar con margen para las novedades de la próxima temporada. Un pack de 10 cubre este ejemplo con un código de reserva; si planeas ampliar colores, mira el pack de 25.

Cuándo es mejor tener tu propio prefijo de GS1

Si vas a crear muchas variantes de una marca propia y venderlas en Amazon.es con Registro de Marcas, en supermercados o en grandes cadenas, la opción más sólida es darte de alta en GS1 Spain. Con tu propio prefijo, cada nuevo código que crees aparecerá a nombre de tu empresa en Verified by GS1, y eso es lo que comprueban algunas plataformas.

Los números que vendemos son únicos, se registran a tu nombre en nuestro propio registro y no se venden dos veces, pero no te hacen aparecer como titular en Verified by GS1. Para productos sin marca, tienda propia y marketplaces que no exigen GS1, suelen ser suficientes; para los canales anteriores, no lo son.

Qué hacer ahora

• Haz una lista de todo lo que vendes por separado: variantes, packs, lotes y cajas regalo.
• Asigna un código a cada línea y anótalo en una hoja con SKU, descripción y fecha de asignación.
• Antes de modificar un producto, pasa la comprobación de la tabla (contenido neto, marca, 20 %, precio impreso).
• Nunca reasignes un código retirado a otro producto.
• Cuando tengas los códigos, súbelos a cada variante de tu tienda: lo explicamos en cómo añadir el EAN en tu tienda online.